تکنیک های پیشرفته مدیریت زمان

تکنیک های پیشرفته مدیریت زمان

در پست های قبل در ارتباط با برخی استراتژی های مدیریت زمان صحبت کردیم که می توانید از امروز شروع به پیاده سازی آن ها کنید.

تکنیک پارکینسون

تمرین افزایش قدرت تمرکز

موازی کاری

تکنیک پومودورو

ماتریس آیزنهاور

این نکات می تواند به شما کمک کند تا تایم بیشتری در طول روز خود داشته باشید و  همچنین بهره وری اتان در کار بالاتر رود. اما، لایه دیگری برای مدیریت زمان موثر وجود دارد که از فناوری و زمان کار ساختارمندتر استفاده می کند. در زیر چند تکنیک پیشرفته مدیریت زمان برای شما آورده شده است:

1. تفویض اختیار و برون سپاری

لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. گاهی اوقات بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که وظایف خاصی را به افراد دیگری واگذار کنید که می توانند آنها را سریعتر یا بهتر انجام دهند.

2. ماتریس فوری-مهم آیزنهاور

ما ماتریس آیزنهاور را در قالب یکی از استراتژی مدیریت زمان در پست های پیشین مطرح کرده ایم. اکنون زمان آن است که عمیق تر به آن بپردازیم. این رویکرد، که به عنوان ماتریس فوری-مهم نیز شناخته می شود، به شما امکان می دهد وظایف را در لیست کارهای خود اولویت بندی و مرتب کنید. اکنون که می دانید چه چیزی مهم و فوری است، ابتدا این کارها را انجام دهید. برای چیزهایی که در ربع دوم مهم هستند اما فوری نیستند، آنها را بعداً برنامه ریزی کنید. وظایف فوری اما نه مهم در ربع سوم قابل تفویض است. کارهای باقی مانده در ربع چهار را می توان از لیست شما حذف کرد تا زمانی که فوری یا مهم شوند.

3. از قانون 80/20 پیروی کنید

آیا همه کارهایی که در لحظه انجام می دهید مفید هستند؟ قانون 80/20  که اصل پارتو نیز نامیده می شود، می گوید 80 درصد نتایج از 20 درصد کار حاصل می شود. این اصل در بسیاری از زمینه های مختلف زندگی یافت می شود و مطمئناً در مورد مدیریت زمان نیز صدق می کند. این بدان معناست که با شناسایی 20 درصد از کارهایی که منجر به بالا رفتن نتایج شما می شود، می توانید هوشمندانه تر کار کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.

4. روش برنامه ریزی سریع (RPM):

تونی رابینز، سخنران انگیزشی، روش برنامه ریزی سریع (RPM) را برای الهام بخشیدن به اقدامات گسترده طراحی کرد. این تکنیک مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد تا چیزهایی را که در زندگی شما تغییر می‌کند، بررسی کنید. برای استفاده از این روش، باید سه سوال از خود بپرسید:

-من واقعاً چه می خواهم؟

-هدف من چیست؟

-چه کاری باید انجام دهم؟

با پرسیدن این سه سوال، برای کارهایی که باید انجام دهید تا به طور موثر از زمان خود استفاده کنید و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کنید، یک برنامه عملی واضح ایجاد خواهید کرد.

5.تکنیک های مدیریت زمان ساختاریافته: پومودورو و 52/17

بسیاری از تکنیک های مدیریت زمان برای به حداکثر رساندن زمان کار شما در یک ساختار کاری از پیش برنامه ریزی شده طراحی شده . به عنوان مثال، تکنیک مدیریت زمان Pomodoro زمان کار را به بلوک های 25 دقیقه ای تقسیم می کند و بین هر بلوک کاری 5 دقیقه استراحت می کند. این استراتژی مدیریت زمان می‌تواند راه آسان‌تری برای مجبور کردن خود به انجام یک کار از طریق استراحت‌های از پیش برنامه‌ریزی‌شده باشد. تکنیک 17/52 از ساختار مشابهی پیروی می کند، با این تفاوت که مدت زمان کار 52 دقیقه و زمان استراحت 17 دقیقه است. این گزینه مدیریت زمان، زمان کار طولانی تری را فراهم می کند تا بتوانید با وقفه های کمتری به حالت کار عملی برسید.

6. زمان در جریان

وقتی صحبت از زمان تمرکز روی یک کار واحد می شود، همه یکسان نیستند. در نتیجه، تکنیک Flowtime به شما این قدرت را می دهد که برنامه ریزی ساختار یافته خود را طراحی کنید. به جای اینکه با یک زمان کاری 25 دقیقه ای یا 52 دقیقه ای کار کنید، می توانید از عادت ها و چرخه های بهره وری خود برای تعیین زمان بهینه، قبل از استراحت استفاده کنید. اما همچنان تعیین بلوک های زمانی قبل از شروع به فعالیت مهم است و لازم است تخصیص زمان خود را پیگیری کنید. در غیر این صورت، مدت زمان لازم برای تکمیل کار به مدت زمانی که برای کار اختصاص داده شده است افزایش می یابد(تکنیک پارکینسون)

نتیجه:

در این مقاله، استراتژی‌ها و تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان را پوشش داده‌ایم. ما روی 12 ایده آسان برای اجرا و ساده، مانند استفاده از فهرست کارها و به حداقل رساندن حواس پرتی، صحبت کردیم. ما همچنین شش روش پیشرفته دیگر مانند روش های پومودورو و 52/17 را برجسته کردیم. اکنون نوبت شماست که از این استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید و آنها را در جریان کاری خود پیاده سازی کنید.

اگر هنوز به دنبال راه‌های بیشتری برای صرفه‌جویی در وقت خود در طول روز هستید، باید یک دستیار مجازی برای انجام کارهای اداری معمولی استخدام کنید. دستیارهای مجازی راهی عالی برای تکمیل ورود داده ها، خدمات مشتری، تحقیق در وب، کارهای نوشتن، زمان بندی قرار و موارد دیگر هستند. متخصصین تیم استخدامی هفت آماده کمک به شما در این زمینه می باشد. در صورت تمایل افراد می توانند از طریق راه های ارتباطی که در سایت قرار داده شده با ما ارتباط بگیرند.