2-ماتریس آیزنهاور: راهکاری برای مدیریت زمان و برنامه ریزی

تا حالا به این فکر کرده اید چرا اکثر اوقات کارهای غیرمهم ما مانع از انجام کارهای مهم امون میشه؟ چرا همیشه با کمبود وقت برای کارهای مهم مواجه می شویم؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال و راه حل این مسئله تا آخر این مقاله همراه ما باشید.

شاید تا به حال اسم ماتریس آیزنهاور به گوشتان رسیده باشد. ماتریس آیزنهاور، ماتریسی است که به اولویت بندی در برنامه ریزی و کارها می پردازد.

بنیانگذار ماتریس آیزنهاور:

این ماتریس به احترام بنیانگذار این نظریه یعنی دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) نام نهاده شده است. او که 34 امین رئیس جمهور آمریکا بود ، در جنگ جهانی دوم یک ژنرال 5 ستاره برای ارتش آمریکا بود که به عنوان فرمانده ارشد ارتش، استراتژی های جنگ را برای نفوذ به اروپا طراحی میکرد.

او که مجبور بود دائما روی مسائل مختلفی تمرکز کند موجب شد، که در نهایت روش مشهور آیزنهاور را پایه گذاری کند.

ماتریس آیزنهاور که روشی برای اولویت بخشی به کارها و سازماندهی آن هاست تا به امروز بسیار مورد استفاده قرار گرفته است.   

ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید اگر…

 –   مشغله فراوان دارید اما هرچه تلاش می کنید به هیچ کاری نمی رسید

–   اهداف بلندمدت دارید اما زمان یا انرژی برای پیشرفت در آنها ندارید

– در تفویض اختیار و/یا نه گفتن مشکل دارید…

چگونه تصمیم می گیریم که در هر لحظه به کدام وظیفه توجه کنیم؟

یک مطالعه اخیر در مجله تحقیقات مصرف کننده به بررسی این موضوع پرداخته است که چگونه افراد تصمیم می گیرند در مواجهه با وظایفی که هم دارای فوریت و هم اهمیت هستند، روی کدامیک کار کنند. در پنج آزمایش جداگانه، محققان  مشاهده کردند: توجه ما به کارهای حساس به زمان(فوری)، نسبت به کارهایی که کمتر فوری هستند بیشتر، جلب می‌شود، حتی زمانی که کار کمتر فوری پاداش بیشتری ارائه می‌دهد. این ابهام روان‌شناختی – که «اثر فوری» نامیده می‌شود – توضیح می‌دهد که چرا ما در مدیریت کار و زمان بسیار بد هستیم و توضیح می دهد که ما به احتمال زیاد کارهای با ضرب الاجل را بر کارهای بدون مهلت، صرف نظر از بازده بلندمدت آنها اولویت بندی می کنیم.

و این تأثیر در افرادی که خود را «مشغول» توصیف می‌کنند، آشکارتر است. همان محققان دریافتند که افرادی که خود را پرمشغله‌ توصیف می‌کنند، به احتمال زیاد کارهای فوری با پاداش کمتر را انتخاب می‌کنند، زیرا آنها قبلاً روی مدت زمان کار متمرکز شده بودند. اگر در حال حاضر دچار تنگنای زمانی هستید، احتمالاً به اولویت بندی کارهایی که شما را بر روی ساعت متمرکز می کنند، ادامه می دهید.

اما یک خبر خوب نیز وجود دارد – اثر فوریت صرف را می توان معکوس کرد.  هنگامی که از شرکت کنندگان خواسته شد تا عواقب انتخاب های خود را در زمان انتخاب در نظر بگیرند، احتمال بیشتری داشت که کار مهم را به جای کار فوری انتخاب کنند. یافته‌ها نشان می‌دهند که اگر اهمیت طولانی‌مدت کارهای غیر فوری را در نظر داشته باشید، می‌توانید بر کشش به سمت حواس‌پرتی‌های فوری غلبه کنید و بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.

اینجاست که ماتریس آیزنهاور وارد می شود.

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده برای در نظر گرفتن نتایج بلندمدت کارهای روزانه شما و تمرکز بر روی آنچه شما را موثرتر و نه فقط پربازده می­کند، است. این به شما کمک می کند تا تمام وظایف خود را در یک ماتریس فوری / مهم تجسم کنید. همه وظایف روزانه و پروژه های بزرگتر در یکی از این چهار ربع قرار می گیرند:

 1- کارهای/پروژه های فوری و مهم که باید فورا تکمیل شوند.

 2-کارهای/پروژه های غیر فوری و مهم که در تقویم شما برنامه ریزی می شوند.

 3- وظایف/پروژه های فوری و غیر مهم که باید به شخص دیگری محول شود.

 4-  کارهای/پروژه های غیر فوری و غیر مهم که باید حذف شوند.

 

 

در دنیای واقعی، تمایز بین فوری/غیر فوری، مهم/غیر مهم بسیار مبهم‌تر از شرایط تجربی است. در اینجا نحوه تجزیه و تحلیل استیون کاوی((Steven Covey آمده است:

کارهای فوری:

    موارد فوری مواردی هستند که نیاز به اقدام فوری دارند. اینها مسائل قابل مشاهده ای هستند که اکنون ظاهر می شوند و توجه شما را می طلبند. اغلب، مسائل فوری با عواقب روشنی برای تکمیل نکردن این وظایف همراه است. کارهای فوری اجتناب ناپذیر هستند، اما صرف زمان زیاد برای خاموش کردن آتش می تواند استرس زیادی ایجاد کند و می تواند منجر به فرسودگی شود.

کارهای مهم:

    از سوی دیگر، موضوعات مهم آنهایی هستند که به اهداف بلندمدت و ارزش های زندگی کمک می کنند. این موارد نیاز به برنامه ریزی و اقدام مدبرانه دارد. وقتی روی موضوعات مهم تمرکز می کنید، به جای اینکه بی خیال منابعی مثل زمان، انرژی و توجه را خرج کنید، آن ها را مدیریت می کنید. تعریف آنچه مهم است، یک مفهوم ذهنی است و به ارزش ها و اهداف شخصی شما بستگی دارد و هیچ کس دیگری نمی تواند تعریف کند که چه چیزی برای شما مهم است.

 

در زیر، نگاهی عمیق به هر یک از چهار ربع ماتریس آیزنهاور شده است تا به شما کمک کند تشخیص دهید کدام وظایف چگونه و در کدامیک از آنها انجام شود.

ربع 1: فوری و مهم

کارهای ضروری و مهم از شما می خواهند که سریع اقدام کنید. این موارد معمولاً دارای ضرب‌الاجل‌ها و پیامدهای قابل مشاهده برای توقف اقدام هستند. اغلب، اینها یا چیزهایی هستند که از یک منبع خارجی به شما منتقل شده اند یا چیزهایی هستند که آنها را به تعویق می اندازید تا با یک ضرب الاجل نزدیک روبرو شوید. در هر صورت، آنها نیاز به واکنش در حالت بحران دارند.

مثلا:

–   لوله های آب سینک نشت می کند و آشپزخانه شما را در دو متری آب غرق می کند

– مشتریان با یک مشکل فوری به شما مراجعه می کنند

 – رسیدگی به احوالات بیمار در حال مرگ

 

وظایف ربع 1 اجتناب ناپذیر هستند. حتی اگر هرگز تعلل نکنید، همیشه چیزی خارج از کنترل شما وجود خواهد داشت. با این حال، مشکل زمانی پیش می‌آید که شما بر روی این وظایف غیرمنتظره یا ضرب‌الاجل‌شده تمرکز می‌کنید و اهداف بلندمدتی را که برایتان مهم هستند حذف می‌کنید.

کاوی هشدار می دهد که صرف زمان بیش از حد برای کارهای ربع 1 می تواند منجر به افزایش استرس، فرسودگی و این احساس شود که روزهای شما خارج از کنترل شما هستند. گذراندن تمام روز برای خاموش کردن آتش، انرژی و اشتیاق شما را برای کارتان از بین می‌برد و ممکن است راحت‌تر به گریز بی‌معنایی که در ربع 4 یافت می‌شود، بپردازید.

ربع 2: غیر فوری اما مهم

این دسته از فعالیت هایی هستند که فوری نیست، اما مهم هستند و به شما در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک می کنند. اینها ممکن است ضرب الاجل (یا حتی تاریخ پایان) نداشته باشند، بنابراین به راحتی می توان آنها را به نفع کارهای فوری­ تر به تعویق انداخت. با این حال، این وظایف تأثیر بسیار بیشتری بر اثربخشی طولانی مدت شما در تکمیل اهدافتان دارند.

مثال ها:

–  برنامه ریزی برای پروژه های بلند مدت و کوتاه مدت

–  شبکه سازی حرفه ای و ایجاد روابط شخصی

–   یادگیری یک مهارت جدید، همگام شدن با تحقیقات جاری در زمینه خود، شرکت در رویدادهای آموزشی

–   ورزش و مراقبت های بهداشتی روتین

 

کاوی می گوید که ربع دوم  نقطه شیرین مدیریت زمان شخصی است. اینجا جایی است که شما روی مشکلات (مانند ربع اول) تمرکز نمی کنید، بلکه روی فرصت ها و رشد تمرکز می کنید. زندگی از این ربع ماتریس، به این معنی است که شما فعال هستید و فعالیت‌هایی را اولویت‌بندی می‌کنید که مهارت‌ها و انرژی شما را افزایش می‌دهند و به دستیابی به اهداف معنادار کمک می‌کنند. ربع 2 جایی است که “کار عمیق” اتفاق می افتد زیرا تا حد زیادی از عوامل حواس پرتی رها شده اید.

با توجه مداوم به Q2(ربع دوم) ، تعداد مشکلات و فشاری که در Q1 (ربع اول) ظاهر می شوند را کاهش می دهید. زندگی در Q2 به این معنی است که می توانید برنامه ای برای تکمیل پروژه ها ایجاد کنید و از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید. به عنوان مثال، به تعویق انداختن تعمیر و نگهداری معمول خودرو، ممکن است بعداً وقتی خودروی شما متوقف شد، هزینه آن را بپردازید.

 

ربع سوم: فوری اما غیر مهم

وظایف فوری اما غیر مهم اغلب بر اساس انتظاراتی است که دیگران تعیین می کنند و شما را به اهداف بلندمدت خود نزدیک نمی کند.

مثال ها:

-وقفه های غیر ضروری از سوی همکاران

– تلفن یا ایمیل خود را هر زمان که خاموش شود بررسی کنید

– پاسخ دادن به برخی از متون، ایمیل ها یا پیام های رسانه های اجتماعی

-برخی از جلسات

 

ربع 3 جایی است که اثر فوریت صرف وجود دارد. انگیزه کامل کردن وظایف به دلیل مهلت‌های واقعی یا فرضی به این معنی است که شما کارهایی را انجام می‌دهید که واقعاً برای شما معنی‌دار نیستند. با توجه به اینکه وظایف Q3 فوری هستند اما معمولاً به اولویت‌های شخص دیگری مربوط می‌شوند، گذراندن زمان بیش از حد در این میدان می‌تواند احساس کند که کارهایی را انجام می‌دهید که باید انجام دهید نه آنچه می‌خواهید انجام دهید. تمرکز روی این وظایف ممکن است باعث شود احساس کنید به اهداف بزرگتر زندگی خود نمی رسید یا کنترلی بر زندگی روزمره خود ندارید.

Covey پیشنهاد می‌کند تا حد امکان وظایف Q3 را واگذار کنید. آیا می توانید از شخص دیگری بخواهید آن یادداشت های جلسه را بگیرد؟ آیا می توانید به جای رفتن به فروشگاه، مواد غذایی خود را تحویل بگیرید؟ آیا می توانید از فرزندان خود برای شستن ظروف درخواست کنید؟

اگر نمی توانید این وظایف را محول کنید، سعی کنید آنها را از تسخیر روز خود دور نگه دارید.

برای مثال:

 –  هنگام کار، اعلان‌ها را در تلفن و رایانه خود خاموش کنید

 –  با دیگران در مورد اینکه چقدر زمان می توانید برای یک کار معین صرف کنید، شفاف باشید

– در مورد حجم کاری خود با رئیس خود مذاکره کنید.

– نه گفتن را تمرین کنید.

    نکته: کارهای Q3 را برای مواقعی که انرژی شما بسیار کم است به جای اینکه آنها را اول صبح انجام دهید، صرفه جویی کنید.

ربع 4:  نه فوری و نه مهم

کارهای غیر فوری و غیر مهم، فعالیت های وقت گیری هستند که باید بی رحمانه از بین بروند. این فعالیت‌ها به پیشرفت در اهداف شما کمک نمی‌کنند، اما می‌توانند بخش‌های زیادی از زمان را به خود اختصاص دهند.

مثال ها:

–  ساعت ها تلویزیون تماشا کردن

–   پیمایش در رسانه های اجتماعی

–   از فعالیت هایی مانند مرتب سازی و سازماندهی ایمیل به جای پاسخ دادن به آن اجتناب کنید

نکته: ربع 4 ربع ارضای بیش از حد و فوری است که در نهایت باعث می شود شما احساس ناکاملی کنید.

اشتباه نکنید همه ما به اوقات فراغت نیاز داریم. آیزنهاور خود یک بازیکن معروف بریج بود  و به خاطر سفرهای گلف زیادی که در دوران ریاست جمهوری داشت مورد انتقاد بسیار قرار گرفت. نکته کلیدی این است که این فعالیت ها، نقطه تعادلی برای بسیاری از جنبه های استرس زا بودن یک رهبر سیاسی بود. با این حال، اگر در این مورد افراطی نباشید، شیوه ای که زمان استراحت خود را می گذرانید، در واقع می تواند انرژی، اشتیاق و خلاقیت شما را تخلیه کند.

مطالعه اخیر منتشر شده در مجله روانشناسی کاربردی نشان داد که نحوه گذراندن اوقات فراغت خارج از کار کارکنان بر روی انرژی و مثبت بودن آنها در روز کاری بعدی اثرگذار است. کارمندانی که درگیر فعالیت‌های تسلط بر خود مانند ورزش یا کار داوطلبانه بودند، روز بعد انگیزه بیشتری داشتند. کارمندانی که با یوگا، مدیتیشن یا با گوش دادن به موسیقی آرامش داشتند، با آرامش بیشتری به روز کاری نزدیک می شدند.

و کارمندانی که برای اجتناب از مشکلات یا نادیده گرفتن مشکلات، مانند تماشای بیش از حد تلویزیون، فعالیت‌های حواس‌پرتی را انجام می‌دهند، در روز کاری بعد، مثبت‌تر از خود نشان دادند. با این حال، با استفاده مداوم از حواس پرتی، روحیه و انگیزه آنها با ادامه هفته بدتر شد. به عبارت دیگر، حواس پرتی در حد اعتدال خوب بود، اما حواس پرتی معمولی منجر به رضایت شغلی کمتری در کل شد.

 

جمع بندی: ماتریس آیزنهاور روشی است که توسط آن ما می توانیم به اولویت بندی کارهایمان بپردازیم و آن ها را تفکیک و گاهی تفویض و گاهی به صورت بی رحمانه حذف کنیم. ماتریس آیزنهاور به ما نشان می دهد که چه کارهایی ارزش وقت گذاشتن دارد و چه کارهایی باید در اولویت های بعدی قرار بگیرد. ماتریس آیزنهاور روشی است که به کمک آن می­توانیم زمان و کارهای خود را مدیریت کنیم.