×
سلام
ورود و عضویت
زمانی که لیست کارهای شما طولانی است و در حال انجام پروژه ها یا مسئولیت های متعدد به طور همزمان هستید، تنها کاری که باید انجام دهید که آرامش را به خود برگردانید. اما چطور این کار را انجام دهید؟
تحقیقات نشان داده شیرجه زدن در کارها به هنگام رسیدن یا ورود به محل کار در واقع می تواند نتیجه معکوس داشته باشد. در واقع، این تحقیقات نشان میدهند که صرف 10 دقیقه برای برنامهریزی روزانه تان میتواند تا 2 ساعت از وقت تلف شده و تلاش پراکنده شما جلوگیری کند.
در ادامه این مقاله به 6 نکته لازم در ارتباط با برنامه ریزی می پردازیم.
1-احساس آشفتگی و شلوغی :
وقتی سرمان شلوغ می شود و احساس آشفتگی، در کارها می کنیم برنامه ریزی روزانه می تواند کمک کنده باشد. اما ابتدا باید عادت برنامه ریزی را در خودتان ایجاد کنید. البته که می توانید برای این کار از اپلیکیشن های مختلف برای برنامه ریزی استفاده کنید.
یک روال صبحگاهی ایجاد کنید:
برای اینکه برنامه ریزی روزانه به یک عادت تبدیل شود نیاز است آن را پس از انجام یک روتین روزانه انجام دهید. برا مثال هر روز صبح عادت به خوردن یک فنجان قهوه و گوش کردن به موسیقی های دلخواهتان را دارید. عادت انحام برنامه ریزی را می توانید پس از آن بگذارید. تحقیقات نشان داده پذیرش انجام کارها پس از یک روتین خاص برای ذهن آسانتر است.
البته که انجام برنامه ریزی در شب قبل بیشتر توصیه می شود زیرا که صبح مختص انجام کارها است و انجام برنامه ریزی در همان روز می تواند انرژی بیشتری را از شما اخذ کند.
انجام یک برنامه ریزی با بهره وری بالا:
هر روز لیستی از کارهایی که می خواهید انجام دهید را لیست کنید و اولویت بندی کنید. از برنامه ریزی های رویایی بپرهیزید و سعی کنید هر روز قسمت خردی از کارها را انجام دهید اما در بلندمدت آن را به شکل یک عادت پیگیری کنید زیرا نوشتن کارهای بزرگ و وقت گیر زمان ما را می گیرد و باعث دلسردی و در نهایت کنار گذاشتن آن کار می شود.
2- هفته خود را به بخش های مختلف تقسیم کنید.
همانطور که با برنامه ریزی روزانه شروع می کنید، می تواند مفید باشد که به هفته خود به عنوان یک کل نگاه کنید و آن را از هم جدا نکنید تا سعی نکنید همه چیز را به یکباره حل کنید. این به شما این امکان را می دهد که در ابتدای هفته اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید و زمانی که بیشترین بهره وری را دارید، حداکثر کار را انجام دهید.
نکته: زمان های اوج عملکرد خود را پیدا کنید و از آنها محافظت کنید. همه ما با افت و خیز در بهره وری مواجه هستیم. زمانهای اوج عملکرد شما بخشهایی از زمان در روز است که بیشترین بهرهوری را دارید. برای پیدا کردن اوج روز خود، یک روز معمولی را به سه یا چهار زمان تقسیم کنید. در طول یک هفته، این بخش ها را از بیشترین به کمترین بازدهی خود مرتب کنید. هنگامی که پربارترین زمان خود را پیدا کردید، آن ها را به یاد بسپارید و در برنامه ریزی های خود کارهایی که میزان انرژی بیشتری را طلب می کند را در پر بازده ترین زمان ها قرار دهید.
3- به تصویر بزرگتر فکر کنید
ارتباط کار روزانه خود با اهداف بزرگتری که در تلاش برای رسیدن به آنها هستید می تواند به ایجاد حس هدفمندی قوی تر در کار شما کمک کند. همچنین می تواند به شما کمک کند تا وظایف را اولویت بندی کنید و بر کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند متمرکز شوید.
از اهداف بلندمدت برای اولویت بندی استفاده کنید:
حفظ تیم و اهداف بلند مدت به شما کمک می کند کارهای روزانه خود را بر اساس تأثیر اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، اگر اهداف بلندمدت شما «راه اندازی پروژه مرکوری»، «ایجاد مهارت های مربیگری» و «اجرای 10 هزار نفر» است، تمرکز آن ها باعث می شود که در هنگام تنظیم روزانه، وظایف مرتبط با آن اهداف را اولویت بندی کنید. برنامه ریزی هر روزه برای این اهداف مانند یک نردبان می ماند که شما را به هدف می رساند.
برنامههای خود را با تیم به اشتراک بگذارید:
اشتراکگذاری به ایجاد مسئولیتپذیری کمک میکند و باعث میشود کار هدفمندتر به نظر برسد. وقتی میدانید که تیم به کار شما اهمیت میدهد و پیشرفت را دنبال میکند، انگیزه بیشتری برای انجام آن خواهید داشت. بهعلاوه، وقتی کل تیم میتوانند ببینند که چگونه کار را از نقطه A به نقطه B منتقل میکنید، پیدا کردن لحظاتی برای جشن گرفتن پیروزیهای یکدیگر و شناسایی فرصتهای همکاری آسانتر است.
4- اولویت های روزانه را عملی و قابل دستیابی کنید:
شما می توانید هر روز با ایجاد برنامه ای قابل اجرا و تعیین اهداف دست یافتنی، این احساس را بیشتر به خود بدهید. هرچه برنامه شما قابل اجراتر باشد، پیشرفت واقعی در آن آسان تر است. هرچه اهداف شما دست یافتنیتر باشد، میتوانید شتاب بیشتری را در مورد بررسی کردن وظایف و انجام کار ایجاد کنید.
آن را قابل کنترل نگه دارید:
برنامه اقدام شما باید چند کار کلیدی را در کانون توجه قرار دهد.
توصیه می کنیم روی دو یا سه اولویت روزانه به عنوان نقطه شیرین برای انجام کار با حداکثر تمرکز کنید. اگر بیش از حد تلاش کنید و به کارهای اضافی بله بگویید، اصلاً کاری انجام نخواهید داد. اگر برای رسیدن به یک هدف یا پیشرفت در یک کار چالش برانگیز تلاش می کنید، به جای آن یک نسخه «کوچکتر» از آن کار را در برنامه خود تنظیم کنید. کل پروژه ها را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید.
بر پیروزیهای کوچک و خاص تمرکز کنید:
بردهای کوچک به ما کمک میکنند تا احساس پیشرفت کنیم، که تأثیر قدرتمندی بر احساس و عملکرد ما در محل کار دارد. به این موضوع فکر کنید: اکثر پروژه ها به دسته ای از کارها و فرآیندهای کوچکتر تقسیم می شوند که در نقش ها و تیم های مشترک قابل تقسیم است. بنابراین، بهجای فهرست کردن کل پروژه بهعنوان کاری که میخواهید هنگام برنامهریزی روزتان انجام دهید و به وظایف مؤلفهای که باید خودتان انجام دهید فکرکنید.
دستاوردهای دیروز را در کنار وظایف امروز ترسیم کنید:
تأمل در مورد پیشرفتی که دیروز داشته اید راه عالی دیگری برای ایجاد شتاب و احساس موفقیت برای پیشبرد کارتان است.
5- رفاه را به اندازه بهره وری در اولویت قرار دهید:
برنامه ریزی فقط در مورد اصرار برای بهره وری نیست. برنامه ریزی در مورد اولویت دادن به سلامت و رفاه شما نیز هست. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا سطح انرژی و احساس خود را هر روز صبح بررسی کنید تا بتوانید عادات کاری ایجاد کنید که از خودتان مراقبت می کند.
هر روز صبح، خود را بررسی کنید:
هر روز، قبل از ورود به محل کار یا شروع روز خود، کمی زمان بگذارید تا احساس خود را بررسی کنید. زندگی روزمره دچار نوسانات و افت و خیزهایی است، و طبیعی است که هر روز بیشترین بازدهی خود را نداشته باشید. مطالعات بیشماری نشان دادهاند که احساساتی مانند استرس و آرامش در توانایی شما برای انجام کارها نقش دارند. آگاهی از این موضوع از همان ابتدا می تواند به شما در تنظیم سطح بهره وری شما کمک کند. با خودت هم ملایم باش اگر روز «کم انرژی» ای دارید، و به خودتان آسیب نزنید.
6-اگر وقت نگذارید به گذشته نگاه کنید و نبینید که چگونه انجام داده اید و تکرار نکنید، یک برنامه روزانه بی فایده خواهد بود.
در پایان روز وقت بگذارید و کارهایی که انجام داده اید را تیک بزنید اما ضربدر خوردن بعضی کارها ناراحت و دلسرد نشوید زیرا ماهیت برنامه ریزی و نظم پذیر کردن شماست و انجام دادن 50 درصد از فعالیت هایی که در چک لیست روزانه خود تنظیم می کنید موفقیت بزرگی است.
فعالیت هایی که در طول روز انجام نشده اند چون که مربوط به برنامه کل هفته می شود زمان بندی انجام آن را بین روزهای آتی تقسیم می کنیم تا علاوه بر انجام دادن کارهای انجام نشده در لیست روز قبل به برنامه روزهای آتی آسیبی وارد نشود.
نکته مهم این است که برنامه ریزی هفتگی از مهم ترین برنامه ریزی ها است و این برنامه ریزی هفتگی است که به ما کمک می کند تا منطقی تر برنامه بچینیم و انجام دهیم.
در پایان هر هفته هم کمی وقت بگذارید تا به مدیریت زمان، روحیه کلی و بهره وری خود در طول هفته فکر کنید. ارزیابی کنید که شما چه مدت زمانی را برای یک کار در نظر گرفته بودید و در عمل چه مقدار از شما زمان گرفت. با گذشت زمان، در تعیین محدوده زمان لازم برای کار خود، به یک متخصص تبدیل خواهید شد.
شما درک عمیق تری از اینکه چگونه بهترین کار را انجام می دهید به دست خواهید آورد و می توانید خود را برای یک هفته کاری سازنده تر، متعادل تر و سالم تر آماده کنید.
